De voordelen van een gedigitaliseerde SBR jaarrekening

10 apr

Een daling in de omzet van de poststukken; PostNL kampt al jaren met dit probleem. Het toenemende gebruik van digitale communicatiemiddelen zorgt ervoor dat de brievenbus steeds minder gebruikt wordt. Vaak door gemak maar soms wordt deze digitalisering ook bespoedigt door bepaalde verplichtingen. Een voorbeeld van een dergelijke verplichting zien we binnen de accountancy wereld in de vorm van SBR. Voor kleine rechtspersonen is het deponeren van de jaarrekening via SBR vanaf boekjaar 2016 verplicht, middelgroot en groot volgen vanaf boekjaren 2017 en 2019.

Het versturen via SBR kent veel voordelen maar het betekent ook dat er nagedacht moet worden over het proces binnen de organisatie. Een belangrijk onderdeel hiervan: “Waar staat mijn klant in dit proces?”

Verantwoordelijkheid

Volgens de wet is het bestuur verantwoordelijk voor het opstellen en publiceren van de jaarrekening. De praktijk wijst uit dat in veel gevallen het opstellen van de jaarrekening wordt uitbesteed aan een administratie- of accountantskantoor. Het publiceren van de jaarrekening wordt door het bestuur meer als een last dan een lust gezien en is hierdoor vaak opgenomen als onderdeel van het opstellen van de jaarrekening. De opgestelde jaarrekening en publicatiestukken met daarbij de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders worden bij de bespreking doorgenomen en ondertekent. De verzending van de publicatiestukken wordt door het kantoor gedaan, het bestuur hoeft hier niet naar om te kijken. Uiteraard blijft het bestuur verantwoordelijk voor de gedeponeerde stukken en is het voor het administratie- of accountantskantoor belangrijk dat de handtekeningen vastgelegd worden in het dossier. Maar waar doen we dit, in de archiefkast of in de digitale omgeving?

Accorderen door de klant in de SBR omgeving

De traditionele manier van het accorderen kan in SBR vervangen worden door een digitale accordering. De stukken zijn immers al digitaal beschikbaar en inzichtelijk voor de klant. Voeg hier de mogelijkheid aan toe de notulen met daarbij de vaststelling vast te leggen en een volledig dossier kan gevormd worden. De publicatiestukken worden nog steeds opgesteld door het kantoor, binnen Visionplanner de opdrachtverantwoordelijke genoemd. Nadat de opdrachtverantwoordelijke akkoord heeft gegeven kan de klant inloggen en de stukken inzien. Hierna kan het akkoord gegeven worden en de vaststelling worden gedaan. De publicatiestukken kunnen dan automatisch verzonden worden naar de Kamer van Koophandel. De verplichting voor het deponeren binnen 8 dagen na vaststelling kan dus nooit meer vergeten worden. Daarnaast hoeft er niet meer op papier getekend te worden en ontbreekt er dus nooit een handtekening in het dossier. En dit alles in de cloud, dus op ieder moment inzichtelijk voor zowel het kantoor als het bestuur.

Nog niet helemaal klaar….

Maar wat als ik dit in mijn proces nog niet aangepast heb of mijn klant niet in staat is de stukken digitaal te ondertekenen? Geen probleem, binnen Visionplanner hebben we mogelijkheid toegevoegd om als opdrachtverantwoordelijke het akkoord voor de klant te zetten. Uiteraard gaan we er dan wel vanuit dat deze tekenbevoegdheid officieel is afgestemd.

Ons advies is wel: blijf bij de tijd en omarm de digitalisering, de ontwikkeling hierin staat nog lang niet stil!

VisionPlanner